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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

5つの視点で考える”仕事が速い人”の発想
①目的を意識しているか?
②ビジュアルを工夫しているか?
③確実に返信がもらえるか?
④相手の心に刺さる言葉を使っているか?
⑤スピーディーに処理しているか?

特に①は何にしても重要であるが、メールという作業になると思考停止してしまうのか非常に①を意識していないメールが多い。
③、④は努力し続ける必要があるが、⑤に関しては面白い示唆に感じた。
重要度が低いからと言って後回しにしないで順番に処理するというところ。
筆者はメールは優先順位をつける必要がない典型的な業務と断じている。
(無駄な)判断を減らすことで集中力を無駄使いしないことが効率化に結び付くのであろう。

そのほか、以下の部分が著書の中から気になったので記載する。
③「逃げ道」を用意して催促メールを送る
返信をもらいたいが、遅れていることを責めてしがいがちで、その結果相手に不愉快である旨をメールに込めてしまい、その後の関係が悪化しかねない。
『前回のメールがわかりづらかったような気がしたので、改めてご連絡しました。』

「4日までに返事をください」「4日までに資料を送ってください」とだけ書くと有無を言わさず命令するようなニュアンスになります。
一方的にならないためにはどうすれば良いのか?
まず、日時を決めるときには相手の都合をきちんと考慮すること
『4日の13時ころまでに頂きたいのですが、可能でしょうか?』

④相手の心に刺さる言葉を使っているか?
正しく伝わっても、印象が悪ければ気持ちよく動いてもらえません。
仕事のスピードを上げたければ、自分の努力だけでは限界があるということ。あいてが 気持ちよく動いてくれるからこそ、結果的に仕事が早く進む
集合時間に遅れずに来てください。→集合時間に間に合うように、余裕をもってお越しください。
勝手にデータの修正を行わないでください。 →データの修正が必要な時は、担当者にご連絡をお願いいたします。
~ください。 →~いただけますでしょうか。
させていただきます。 →いたします。で事足りる。

即レスできない場合は、いったん受領メールを送付する。
そうすることにより送り主に無駄な心配を掛けることがなく、それに起因するこちらへの問い合わせも減る

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