紹介
多くのビジネスパーソンは日常的に様々な資料を作成している。
しかし、自分としてはいい資料を作成したつもりでも、その意図が相手に伝わらないといった体験は誰しも覚えがあるだろう。
じつは、提案資料に書き込むことはほぼ決まっており（６要素＝背景・目的・提案概要・スケジュール・体制・課題）、各パートで何がどう書かれるか、説明されることに慣れた経営者・管理職にはおよそわかっている。そのため、あまりに“オリジナルな”資料は逆効果となる。
また、「A４一枚」にまとめることは、単なる制約ではなく、資料作成に慣れていない人でも適切に情報を整理してまとめるのに役立つ。
本書は、NTTグループや日本IBMといった大企業で、適切な資料とプレゼンで複雑なステークホルダーによる合意形成を行ってきた経験をもつ著者が、どこでも通用する資料を短時間で作成する技術を公開、あわせて資料に説得力を持たせるために必要な情報収集の仕方や調査法までを解説。
目次
はじめに
第１章 資料作成は「Ａ４一枚」から始める
１ なぜ「Ａ４一枚」がベストなのか
つくりやすく、わかりやすい ◆「 読む人が知りたいこと」だけをまとめる
２ 上司はどんな資料を求めているか
調査が必要な資料もある ◆ 問題解決まで求められることもある
３ 「報告書」と「提案書」の違い
読み手の行動を求める ◆ 資料に意志を込める
４ 三つのポイントを確実に押さえる
適切なクオリティでつくる ◆「 承認する立場」で考える ◆
「シンプルな資料」か「正確な資料」か
５ 「Ａ４一枚」に書き込む要素は六つ
相手に「伝わる」資料 ◆「 キーメッセージ」で構成する
６ 「Ａ４一枚」から始める資料作成のステップ
まずドラフト（設計書）をつくる ◆ 完成版として「A4 一枚」のサマリーをつくる
第２章 「Ａ４一枚」でドラフト（設計書）をつくる
１ 資料作成の前にドラフトをつくる
相手の意図を読み違えないために ◆ 設計書としてのドラフトをつくる
２ 「目的」「ターゲット」「メッセージ」を確認する
資料の位置づけを理解する 目的／ ターゲット／メッセージ
３ 資料の「ストーリー」をつくる
ピラミッド・ストラクチャーで考える
① メインメッセージを設定する
② 項目を設定する
③ キーメッセージを作成する
④ ストーリーをつくる
４ ドラフトを完成させる
ドラフトに入れる要素は三つ ◆ 体裁よりもスピードを優先
５ ドラフトを使って方向性を決める
ストーリーを確認する
第３章 資料に最適なデータを探す
１ 資料にはどんなデータが必要か
データでメッセージを強化する ◆ 三つのステップで使えるデータを集める
２ データ収集の計画を立てる
資料に使うデータを特定する ◆ 期間と費用を見積もる
３ まず「公開情報」を探索してみる
三つのステップで探す ◆「調べ方」を知る ◆ 解釈つきのデータを探す ◆
書籍の探し方／新聞・雑誌の探し方 ◆ 情報源をたどる ◆
グーグル検索の上手な使い方 ◆ 検索キーワードを記録しておく
４ コストをかけずに「独自調査」を行う方法
読み手の関心を引きつけるデータ ◆ インタビュー調査を行う ◆
「セルフ型リサーチサービス」を利用する
５ 集めたデータを評価する五つのポイント
メッセージの根拠として使えるか ◆ データの調査方法は適切か ◆
「面白いデータ」はいらない
第４章 「見てわかる資料」に仕上げる
１ 「伝わりやすい資料」とは
見た目に凝るのは最悪 ◆ NTT とIBM の違い ◆
社内資料はスピードやコストが優先される
２ スライド表現は基本がわかれば簡単
スライドの三つの要素 ◆ 一枚のスライドに一つのメッセージ ◆
図形にはそれぞれ意味がある 棒グラフ／折れ線グラフ／円グラフ ◆
フォントの選び方、装飾の方法 ◆
社内資料には画像は使わない
３ ひと目で伝わるグラフのつくり方
数値データはグラフ化する ◆ グラフの加工の仕方 ◆
グラフはエクセルでつくる
４ イメージを伝える図のつくり方
図は「わかった気」にさせる ◆ オリジナルの図をつくる
５ 文章表現の基本を押さえる
「文章」で説明してはいけない ◆ 専門用語やビジネス用語を使う
第５章 「Ａ４一枚」の資料を完成させる
１ ドラフトから「A4 一枚」のサマリーをつくる
A4 用紙を横レイアウトで使う
２ 〈背景〉は「事実」をグラフで示す
定性データではなく定量データを使う
３ 〈目的〉を箇条書きで思い起こさせる
「ギャップ分析」で「問題」をとらえる
４ 〈提案〉はイメージとテキストでシンプルに述べる
キー概念のイメージを一つだけ準備する
５ 〈スケジュール〉はプロセスを示す
「ステップ」をビジュアル表現で見せる
６ 〈体制〉はツリーを使って示す
高いポジションの人を責任者に据える
７ 〈課題〉は箇条書きで明示する
三つの課題を提示すれば十分
８ 完成した資料をチェックする
読み手への期待が伝わる資料になっているか ◆ 投影する場合はスライドを用意する
第６章 Ａ４一枚を「詳細資料」に展開する
１ 「Ａ４一枚」のサマリーから詳細資料をつくる
サマリーに補足情報を追加する
２ サマリーをスライドに展開する
各パートを一枚のスライドにコピーする
３ 補足スライドを追加する
キースライド一枚につき二～四枚
４ プレゼンテーション資料として整える
表紙、目次、中表紙をつくる
５ スライドのメッセージをチェックする
全ページをプリントして読み返す ◆ 補足資料として別途まとめる
あとがき
